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2014年11月13日 星期四

【選擇筆記】Evernote「標籤」「資料夾」大車拚!到底什麼時候該用誰?

昨天晚上七點在公館五南廣場參加「益讀俱樂部」時,來自Evernote台灣分公司的「宅」曾提及客服最常被問的問題之一,就是「標籤」和「資料夾」到底怎麼分


「為什麼我已經把筆記收進資料夾了,還要給文章貼標籤?」



當晚分享的《電腦玩物》部落格格主兼作家、Evernote使用達人Esor在「資料夾」的使用上,提出了顛覆以往依照筆記內容歸類的做法,改以筆記擁有者的使用情境作為依歸,相當精彩。同時,Esor也提醒讀者可以運用!重要!緊急標籤,提醒自己應特別關注某些筆記───即使他們位於不同資料夾。(詳細內容請參考異塵行者的這篇文章:「現在你會怎麼活用 Evernote 標籤?從我的七個實例開始

身為一位Evernote的死忠支持者與工作流程優化狂,宣澤也在回家後立刻打開電腦,重新整理自己超過4000則筆記與超過200本的筆記本,並在過程中體會到「標籤」與「筆記本」的意義。今天來跟大家分享一點心得,希望對大家使用Evernote有所幫助!



第一、使用時機

何時使用標籤我怎麼看(詮釋)這則筆記,而且這些詮釋「可共存且不衝突」


以《阿澤聊天室》目前最熱門的文章「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由!」為例,這篇文章的我們可以給他以下詮釋::

屬於兩性相關文章→「兩性」
是李宣澤寫的文章→「李宣澤」
(如果有可能,未來也可能登上GQ雜誌→「GQ」)

但就像上圖所示,無論是「李宣澤」和「兩性」,或是「李宣澤」和「GQ」,都沒有互相排斥──也就是說,這些詮釋之間可以擁有「交集」。這些互不相斥的特徵,我們應使用「標籤」而非資料夾。

在evernote裡面,我們可以自由詮釋(形容),或者依照文章對於我們的意義,給予不同的標籤。就像有些人看到大象會給予「動物」這項關鍵字,有些人會給予「巨大」這個關鍵字一樣。重複一次,標籤的重點是「我怎麼詮釋(形容)這則筆記」,或者「這則筆記對我的意義是什麼」,至於筆記的內容如何,只是次要。



何時使用資料夾:筆記的特徵「不可共存,互相衝突」


相對於標籤,資料夾適合用於「不是A,就是B」的筆記特徵。以Esor的使用經驗為例,他以「情境」做分類依據,「行動」筆記本群中設置了三本筆記本,分別是


1. 辦公室任務

2. 家裡任務

3. 部落格任務




為什麼這樣設計呢?因為原則上在家裡做的事情,不會帶到辦公室;而「寫部落格」跟辦公室工作,以及家裡要做的事情也不會重疊。所以今天Esor只要到了辦公室,只要打開「辦公室任務」的筆記本,就會立刻知道自己要做哪些事情,完全不用理會家裡任務,或是部落格任務。

換言之,這是個以「行動導向」的分類方式──再一次,又不是用筆記的「內容」作為分類依據。說得簡單一些,「我是因為要做某件事情,才建立某則筆記並把她收進筆記本;而不是因為這則筆記提到了什麼,所以我把她放進某本筆記本」。



理論有點複雜......來個實例!

為了明白些,我們以收錄「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由!」這篇文章做示範,假想大家今天收錄一則筆記時,可能會需要的思維流程。

為了臨場感,宣澤將文章、筆記本與標籤「實體化」來說明。



假設大家在逛《阿澤聊天室》時,看到「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由!」,覺得這篇文章寫得很不錯,於是將他剪輯下來,得到像上圖一樣的一份文章筆記。



剪輯下來後,接著就是要整理啦!如果平常有蒐集文章的習慣,書架(雲端)可能就有「宣澤的文章」與「兩性文章」兩本筆記本。請問,這時候應該把這篇「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由!」放進哪本筆記本呢?



沒錯,宣澤每每進行到這個步驟,就會開始猶豫。說他是兩性文章呢?沒錯;但說他是宣澤寫的,也沒有不對。但到底該放在哪裡?萬一放進「兩性文章」筆記本,以後在「宣澤的文章」筆記本不就找不到了?

在紙本世界中,有時我們會影印一份;電子化後,我們可以直接複製、貼上。但,一次還好,如果我們原本還有名為「部落格文章」、「要分享給女生的文章」以及「好朋友的文章」等資料夾,一則文章要複製貼上五六次,豈不是累死人?更何況分類歸檔後,也未必會取用,宣澤過去整理筆記的意願總隨著時間越來越低落,就是這個原因。

所以,換個做法,如果一開始我們不是想著要放進哪個筆記本,而是運用「標籤」將「兩性」、「宣澤的文章」這兩個特徵標記在文章上,那會變得如何?(如下圖)


由於「兩性」和「宣澤的文章」兩種特徵並不衝突且可以交集(本篇文章就是交集的實例),因此較好的整理方式是先記下自己對文章的詮釋→標籤,然後將筆記先收進不分類的「收集箱」



進入收集箱中,我們再依據什麼時候(情境)會用到篇文章,把文章歸類到「行動現在」、「封存過去」、「準備未來」的筆記本中。由於現在、過去、未來這三項特徵互相排斥,所以用筆記本來區分,再適合不過───



但應該放在哪本筆記本呢?

如果確定明天要把這篇文章寄出給A朋友,那就應該放在「行動現在」,提醒自己要完成這件事情。


如果已經讀完且做過註解,覺得短時間內不會再用到,就可以放進「封存過去」的筆記本,表示這件事情已經「完結了」。


如果覺得這篇文章好像會用得到,但是不太確定何時何地,就可以把她收進「準備未來」。


有讀者擔心,如果依照「使用情境與目的」來放資料夾,又依照「個人詮釋和賦予的意義」來貼標籤,萬一之後沒辦法依賴筆記的內容和性質來「按圖索驥」,又該怎麼辦?




其實,這就是習慣了現實生活的分類流程,而陷入了「整理的迷思」。現實生活中,就算記得紙本文章的內容,也不代表記得自己當初把她放進哪個資料夾(抽屜),所以一定要分類的非常清楚、層次分明,甚至要製作索引、目錄,實在不行,還要照相起來,才能確保需要的時候找得到───這也是圖書館裡櫃子要編號、書也要編號,編號時數字用不完,還得加上英文的原因。

但在evernote裡,我們可以直接透過:

1. 關鍵字(文章裡既有的資訊)搜尋,就像使用google。 

2. 標籤(我們賦予的意義)


來提出需要的文章。

所以,利用文章的內容來進行分類,在雲端筆記的世界中,完全不需要

以宣澤的經驗為例,為什麼短短一年的時間內,會累積200本以上的筆記本呢?因為每每有新資料進來,宣澤就根據筆記內容建立新的筆記本,到最後資料夾分得又細又多,使用很不方便,導致大多數筆記本根本不會被開啟。蒐集來的資料,也就變成了食之無味、棄之可惜的雞肋。

宣澤先前的筆記本「們」(一部分)

若是你,會願意一本一本去翻找需要的資料嗎?

更糟糕的是,要找的時候,也根本懶得去想自己到底開了幾個資料夾了!結果,不管一開始資料夾命名、多精準,客觀來看,只是多餘。反而直接用關鍵字搜尋,去蕪存菁之後,要應付搜尋的「目的」──例如寫文章需要題材,或有朋友希望我跟分享不錯的文章──綽綽有餘。那,就算一開始沒有開一個叫做「兩性文章」的資料夾,又有什麼關係?

關鍵字搜尋舉例

以「兩性+文章」做關鍵字搜尋,即使宣澤先前沒有特別整理,也跑出了二十、三十篇可用的資源。

小結


要捨棄傳統依照筆記內容和性質來的分類方式,轉而習慣以「行動」、「目的」、「詮釋」、「對個人的意義」來歸檔筆記,並不是一蹴可幾。就像宣澤在整理堆積如山的筆記時,也會一再疑惑:

「我當初把這件事情記下來到底是為了什麼?」


「這則筆記到底要放在過去,還是移到準備未來?」


「如果我開了一本筆記本叫做『家庭任務』,另一本叫做『生活任務』,這樣兩本筆記本所代表的情境是不是有衝突?」


等等。過程中會有很多猶豫、取捨。這不容易,但真的很有趣,對重新規畫學習歷程、任務行動,也相當有幫助!事實上,宣澤在將筆記應該歸類到「行動現在」時相對輕鬆,但卻不斷困惑於應該將筆記歸到「封存過去」或者「準備未來」,也因此在與Esor運用evernote最新功能「Workchat」討論時,談到了Esor一個對文章分類極有幫助的「工廠思維」,幫宣澤解決了不少困擾。至於工廠思維」是什麼意思呢?就留到下一篇文章再跟大家分享吧!