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2015年12月3日 星期四

醫學簡報俐落實戰:論文(Journal)篇



作者:李宣澤


之前到馬偕醫院去分享如何製作醫學簡報時,有位醫師問道:

「能否以實戰經驗,解釋如何落實『簡報俐落九招』?」

雖然事後將之前製作的投影片分享了過去,但沒有具體步驟,「實戰」之名總顯得空洞。因此,藉由在婦產科報告的機會,我將把一篇論文製作成簡報投影片的過程逐步記錄,希望這篇「醫學簡報俐落實戰」,能夠作為大家製作簡報時的參考流程。





核心概念:「一層一層鋪上去」


首先,要知道製作資訊料特大的醫學簡報,必須一步一步來,「草稿 → 簡化 → 圖像化」逐次進行,漸漸提昇整份投影片的的精緻度,而非一次弄好一張,弄完才搞下一張。後者雖為理想的製作模式,但在工作忙碌的情況下,難以實現。



製作工具


Powerpoint 2010 + Google簡報

原因:多數醫院電腦都會有



步驟總覽:


0. 前置步驟:把「母片」設定好
1. 全部打散!!!
2. 加入「流程投影片」和「大綱」
3. 加入「WHY」,告訴聽眾聽這場報告的好處
4. 細部解構,拆解段落
5. 圖像化與隱藏
6. 細修與拆解圖表
7. 自己試講(Run)過一遍





0. 前置步驟:把「母片」設定好


一勞永逸,把色塊跟字體調整好。我習慣在標題下方放入深色色塊,讓聽眾一看就知道這張投影片在表達什麼。

Powerpoint:功能列 → 檢視 → 投影片母片
Google 簡報:功能列 → 投影片 → 編輯主投影片





1. 全部打散!!!


無論論文、指引、教科書都可比照辦理 —— Abstract 是一張、Introduction 是一張、Method 是一張......打破原本電子版論文的排版限制,一方面方便閱讀,二方面就不用一直為了剪貼文字切換視窗。

還有另一個好處:如果一張一張做,一旦時間來不及,就很容易造成前面做得很精美,後面做得很草率(甚至根本來不及看)的窘境。一次全部貼上去,先掌握整論文的全貌,雖然還是會有些投影片修的不夠精簡,但只要能掌握主旨,外加五成投影片 OK,就會是一次成功的簡報。





2. 加入「流程投影片」和「大綱」


讓自己知道做到哪裡,也讓聽眾知道講到哪兒。「鯨魚怎麼吃?一口一口慢慢吃」,一大篇論文感覺很難整理,但透過「分段」,我們更容易掌握進度。


有關流程投影片的重要性與細部說明,請閱讀這篇文章:《上台的技術》── 專屬台灣人的的簡報指南






3. 加入「WHY」,告訴聽眾聽這場報告的好處


我們常常是被「指派」做報告,因此遑論告訴聽眾聽報告有什麼好處了 —— 我們自己都搞不清楚意義在哪裡!因此,做簡報時先思考清楚「這次報告要表達什麼」、「要解決什麼問題」,不僅是對自己負責,也是善待聽眾的作為。

如果實在想不到好處怎麼辦?其實常常在 Abstract 或 Introduction 內可找到,因為交代「目的」本身也是論文的重點。





4. 細部解構,拆解段落


利用「ENTER」把原本是頓號、句號的部分換行;一張投影片裡面根本塞不下的段落,就很果斷拆成兩、三張投影片。至於要拆到多「短」呢?個人建議以「用100%檢視能看得清楚」為原則,畢竟如果連字都看不清楚,要怎麼抓重點哪?





5. 圖像化與「隱藏」


把能圖像化的部分圖像化,被圖像化的部分不用刪除,隱藏即可。因為製作簡報過程中不知何時還要參考?萬一屆時找不到,還得打開論文電子版,又是額外的時間開支。

製作圖表時,可善用大三法則:無論是「三步驟」、「三分向」、或是「三個色塊」都可。不可否認,這個步驟是簡報俐落化最容易「卡關的」地方,因為牽涉到個人的理解、分析、結構以及想像力,對長期習慣以文字而非圖像思考的人來說,只能透過不斷的練習來提升效率。

(參考書目:不懂設計,也能做出令人驚豔的資訊圖表






6. 細修與拆解圖表


運用半透明色塊、多張投影片,「一步驟一步驟」解釋圖表的內容。千萬別以為圖表做出來就能夠幫助聽眾「秒懂」,資訊量太多(通常是超過 5 行)一樣難以下嚥。

所以,運用變淡、變灰,一次讓適量(最多 3 到 5 行)的資訊秀出,一張一張投影片依序打出來,是讓醫學簡報明明很簡單卻看起來很「高級」的不二秘方。





7. 自己試講(Run)過一遍


這就無需贅述 —— 按下「播放投影片」,確認從頭到尾的流程無誤,就準備上場,享受教授前輩學長姐學弟妹們驚異的眼神吧!












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