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2015年12月6日 星期日

【醫學簡報】不搞動畫,字圖表「一步步」出現



作者:李宣澤


前言:

要想在簡報中引導觀眾視線,避免「投影片一打出來大家忙著讀都不聽自己講什麼」,漸進地而非讓內容一次出現,已成簡報界的共識。在許多人既往的直覺裡,要讓內容一步步地秀出來,最常使用的莫過於「動畫」,但個人經驗顯示:直接把一張投影片的內容拆成多張,要比在同一張裡面使用動畫要來得更好,為什麼呢?我認為,至少有以下三點好處:


  1. 不怕跑格式:可以轉成 pdf,更換不同電腦也不怕格式跑掉。更不要說有些新的炫的高檔的動畫,舊版的簡報軟體還可能跑不出來!
  2. 適用範圍廣:文字還可以用動畫一層一層跑出來,表格就很難了,就算做得出來也很麻煩,不符合「最短時間做出堪用投影片」的原則。
  3. 技術門檻低:一旦設定動畫,如果想更動順序,技術門檻較高;全部用簡報分段,只要砍掉或插入新的投影片就可以了。

基於以上三點好處,我推薦大家不要要依靠動畫。那我們該怎麼藉由拆分投影片,讓自、圖、表一步步秀出來呢?有兩種方法:

1. 直接刪除法(僅適用於純文字)


2. 色塊遮擋法(適用於文字、圖表)


以下為示範。




-----------------------------示範開始------------------------------

方法一、直接刪除法


假設我們希望三個「藍色粗體字」的小段落依序出現。




Step 1. 先將內文全部打好,然後複製 2 次,得到 3 張一模一樣的投影片。




Step 2. 刪除(delete)第一張的「第二、第三小段」,以及第二張的「第三小段」。





Step 3. 成功獲得「三小段依序出現」的三張投影片。






-----------------------------方法一結束,以下是方法二------------------------------


方法二、色塊遮擋法


Step 1. 和直接刪除法相同:先複製 2 次,得到 3 張一模一樣的投影片。




Step 2. 創造色塊:插入、圖形,選擇「方形」,創造一個「能蓋掉第二、第三小段的方塊」。




Step 3. 運用「填色工具」,將色塊改成「白色」;但若投影片底色為黑色,就改成黑色。




Step 4. 運用「邊框工具」,將白色塊改成「無邊框」或白色;但若投影片底色為黑色,也可以改成黑色。





Step 5. 將第一頁所得的白色方塊複製到第二頁,略為縮小,修改為「只能擋住第三小段」的大小。



Step 6. 成功獲得「三小段依序出現」的三張投影片。




-----------------------稍微中場休息一下------------------------





這時你可能會有個疑問:

「直接刪除法步驟只有色塊遮擋法的一半,為什麼還要學後者呢?」

道理很簡單:因為

1) 當漸次出現的項目變成「表格」或者「圖片」,色塊遮擋法有時更加方便。

2) 在某些情況下,簡報軟體會自動「依照文字方塊內的字數調整字體大小」。此時我們直接把文字刪掉,將導致排版亂掉;比較起來,用色塊遮蔽就不會有這種問題。

以下提供兩個將一步步出現運用於圖表的案例供大家參考 —— 其中一個例子兩種方法都適用;另一種則只能用色塊遮蔽法。大家猜猜,各自是哪個案例呢?



表格篇






文字、圖表混合篇


--------------------------本次教學到此結束------------------------------


預祝大家都能用最短時間,做出簡潔俐落的投影片!






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