「為什麼我已經把筆記收進資料夾了，還要給文章貼標籤？」
當晚分享的《電腦玩物》部落格格主兼作家、Evernote使用達人Esor在「資料夾」的使用上，提出了顛覆以往依照筆記內容歸類的做法，改以筆記擁有者的使用情境作為依歸，相當精彩。同時，Esor也提醒讀者可以運用!重要、!緊急標籤，提醒自己應特別關注某些筆記───即使他們位於不同資料夾。（詳細內容請參考異塵行者的這篇文章：「現在你會怎麼活用 Evernote 標籤？從我的七個實例開始」）
身為一位Evernote的死忠支持者與工作流程優化狂，宣澤也在回家後立刻打開電腦，重新整理自己超過4000則筆記與超過200本的筆記本，並在過程中體會到「標籤」與「筆記本」的意義。今天來跟大家分享一點心得，希望對大家使用Evernote有所幫助！
第一、使用時機
何時使用標籤？我怎麼看(詮釋)這則筆記，而且這些詮釋「可共存且不衝突」
屬於兩性相關文章→「兩性」
是李宣澤寫的文章→「李宣澤」
(如果有可能，未來也可能登上GQ雜誌→「GQ」)
但就像上圖所示，無論是「李宣澤」和「兩性」，或是「李宣澤」和「GQ」，都沒有互相排斥──也就是說，這些詮釋之間可以擁有「交集」。這些互不相斥的特徵，我們應使用「標籤」而非資料夾。
在evernote裡面，我們可以自由詮釋(形容)，或者依照文章對於我們的意義，給予不同的標籤。就像有些人看到大象會給予「動物」這項關鍵字，有些人會給予「巨大」這個關鍵字一樣。重複一次，標籤的重點是「我怎麼詮釋(形容)這則筆記」，或者「這則筆記對我的意義是什麼」，至於筆記的內容如何，只是次要。
何時使用資料夾：筆記的特徵「不可共存，互相衝突」
1. 辦公室任務
2. 家裡任務
3. 部落格任務
換言之，這是個以「行動導向」的分類方式──再一次，又不是用筆記的「內容」作為分類依據。說得簡單一些，「我是因為要做某件事情，才建立某則筆記並把她收進筆記本；而不是因為這則筆記提到了什麼，所以我把她放進某本筆記本」。
理論有點複雜......來個實例！
為了明白些，我們以收錄「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由！」這篇文章做示範，假想大家今天收錄一則筆記時，可能會需要的思維流程。為了臨場感，宣澤將文章、筆記本與標籤「實體化」來說明。
假設大家在逛《阿澤聊天室》時，看到「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由！」，覺得這篇文章寫得很不錯，於是將他剪輯下來，得到像上圖一樣的一份文章筆記。
剪輯下來後，接著就是要整理啦！如果平常有蒐集文章的習慣，書架（雲端）可能就有「宣澤的文章」與「兩性文章」兩本筆記本。請問，這時候應該把這篇「為何很多女人都是大叔控.....但還是一定要愛「小弟」的3大理由！」放進哪本筆記本呢？
沒錯，宣澤每每進行到這個步驟，就會開始猶豫。說他是兩性文章呢？沒錯；但說他是宣澤寫的，也沒有不對。但到底該放在哪裡？萬一放進「兩性文章」筆記本，以後在「宣澤的文章」筆記本不就找不到了？
在紙本世界中，有時我們會影印一份；電子化後，我們可以直接複製、貼上。但，一次還好，如果我們原本還有名為「部落格文章」、「要分享給女生的文章」以及「好朋友的文章」等資料夾，一則文章要複製貼上五六次，豈不是累死人？更何況分類歸檔後，也未必會取用，宣澤過去整理筆記的意願總隨著時間越來越低落，就是這個原因。
所以，換個做法，如果一開始我們不是想著要放進哪個筆記本，而是運用「標籤」將「兩性」、「宣澤的文章」這兩個特徵標記在文章上，那會變得如何？(如下圖)
由於「兩性」和「宣澤的文章」兩種特徵並不衝突且可以交集（本篇文章就是交集的實例），因此較好的整理方式是先記下自己對文章的詮釋→標籤，然後將筆記先收進不分類的「收集箱」。
進入收集箱中，我們再依據什麼時候（情境）會用到篇文章，把文章歸類到「行動現在」、「封存過去」、「準備未來」的筆記本中。由於現在、過去、未來這三項特徵互相排斥，所以用筆記本來區分，再適合不過───
但應該放在哪本筆記本呢？
如果確定明天要把這篇文章寄出給Ａ朋友，那就應該放在「行動現在」，提醒自己要完成這件事情。
如果已經讀完且做過註解，覺得短時間內不會再用到，就可以放進「封存過去」的筆記本，表示這件事情已經「完結了」。
如果覺得這篇文章好像會用得到，但是不太確定何時何地，就可以把她收進「準備未來」。
有讀者擔心，如果依照「使用情境與目的」來放資料夾，又依照「個人詮釋和賦予的意義」來貼標籤，萬一之後沒辦法依賴筆記的內容和性質來「按圖索驥」，又該怎麼辦？
其實，這就是習慣了現實生活的分類流程，而陷入了「整理的迷思」。現實生活中，就算記得紙本文章的內容，也不代表記得自己當初把她放進哪個資料夾（抽屜），所以一定要分類的非常清楚、層次分明，甚至要製作索引、目錄，實在不行，還要照相起來，才能確保需要的時候找得到───這也是圖書館裡櫃子要編號、書也要編號，編號時數字用不完，還得加上英文的原因。
但在evernote裡，我們可以直接透過：
1. 關鍵字（文章裡既有的資訊）搜尋，就像使用google。
2. 標籤（我們賦予的意義）
來提出需要的文章。
所以，利用文章的內容來進行分類，在雲端筆記的世界中，完全不需要。
以宣澤的經驗為例，為什麼短短一年的時間內，會累積200本以上的筆記本呢？因為每每有新資料進來，宣澤就根據筆記內容建立新的筆記本，到最後資料夾分得又細又多，使用很不方便，導致大多數筆記本根本不會被開啟。蒐集來的資料，也就變成了食之無味、棄之可惜的雞肋。
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宣澤先前的筆記本「們」（一部分）若是你，會願意一本一本去翻找需要的資料嗎？ |
更糟糕的是，要找的時候，也根本懶得去想自己到底開了幾個資料夾了！結果，不管一開始資料夾命名、多精準，客觀來看，只是多餘。反而直接用關鍵字搜尋，去蕪存菁之後，要應付搜尋的「目的」──例如寫文章需要題材，或有朋友希望我跟分享不錯的文章──綽綽有餘。那，就算一開始沒有開一個叫做「兩性文章」的資料夾，又有什麼關係？
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關鍵字搜尋舉例以「兩性+文章」做關鍵字搜尋，即使宣澤先前沒有特別整理，也跑出了二十、三十篇可用的資源。 |
小結
要捨棄傳統依照筆記內容和性質來的分類方式，轉而習慣以「行動」、「目的」、「詮釋」、「對個人的意義」來歸檔筆記，並不是一蹴可幾。就像宣澤在整理堆積如山的筆記時，也會一再疑惑：
「我當初把這件事情記下來到底是為了什麼？」
「這則筆記到底要放在過去，還是移到準備未來？」
「如果我開了一本筆記本叫做『家庭任務』，另一本叫做『生活任務』，這樣兩本筆記本所代表的情境是不是有衝突？」
等等。過程中會有很多猶豫、取捨。這不容易，但真的很有趣，對重新規畫學習歷程、任務行動，也相當有幫助！事實上，宣澤在將筆記應該歸類到「行動現在」時相對輕鬆，但卻不斷困惑於應該將筆記歸到「封存過去」或者「準備未來」，也因此在與Esor運用evernote最新功能「Workchat」討論時，談到了Esor一個對文章分類極有幫助的「工廠思維」，幫宣澤解決了不少困擾。至於「工廠思維」是什麼意思呢？就留到下一篇文章再跟大家分享吧！